Import av SFO/AKS-plasseringer med fakturamottaker

Det er ansatt med rollen SFO/AKS-Kommuneforvaltning som importere SFO/AKS-barn med fakturamottakere. Importen skjer på forvaltningsnivå, i portalen Forvaltning SFO.

Før du starter:

• Sjekk at du har rollen SFO/AKS - Kommuneforvaltning
• Sjekk at SFO/AKS-enheten er opprettet i Vigilo
• Bruk riktig importmal. Du finner den nederst i denne artikkelen som vedlegg
• Sjekk at avdelinger er opprettet i Vigilo og at avdelingsnavnene stemmer overens med det som står i regnearket
• Sjekk at foreldre som også skal være fakturamottakere har aktivert kommunikasjon på tilhørende skole (grønn konvolutt) for at den skal importeres med tilknytning til foreldreobjektet
  • Merk at foreldre som har rød konvolutt vil importeres som manuell fakturamottaker uten tilknytningen til forelderen og må vedlikeholdes manuelt
• De dataene som importeres inn må følge beskrivelsene nedenfor og regnearket må fylles ut korrekt. Dersom det er feil i datagrunnlaget, vil importen feile og barna vil ikke legges inn i Vigilo
• Barn med fiktive fødselsnummer og barn med adressekode må håndteres separat etter egen rutine

Merk! Benytt regneark nederst i artikkelen for import. Oppdatert 24.04.2025

Slik gjør du: 

• Klikk inn i Forvaltning SFO
• Klikk Innstillinger 
• Velg Importer barn

Regnearket må være korrekt utfylt med alle dataene som er nødvendige: 

Kopier alle de cellene med informasjon du skal importere. Dersom du skal importere barn til flere enheter (masseimportere), må du ha med organisasjonsnummer. Skal du kun importere til én enhet, trenger du ikke å kopiere organisasjonsnummeret.

• Gå tilbake til Vigilo
• Dersom du skal masseimporte: Ikke velg enhet - la feltet være tomt
• Dersom du skal importere til én spesifikk enhet: Velg enhet. Du trenger da IKKE å ha med organisasjonsnummeret til enheten.
• Lim inn dataene og kontroller at dataene ligger i rett kolonne

• Klikk Importer

En grønn tekstboks  nederst i høyre hjørne bekrefter at importen er ferdig. Barna ligger nå inne i løsningen.

Dersom det skulle skje feil ved importen, får du opp en rød tekstboks vises med en feilmelding eller advarsel. De barna det er en feil med, vil ligge igjen i forhåndsvisningen. Du har da sannsynligvis feil data i regnearket. Sjekk alltid at regnearket er korrekt fylt ut.

Informasjon om importen

Importen skjer trinnvis og linje for linje. Dersom det feiler kun for et barn ved masseimport, importeres de resterende barna og det barnet med feil listes opp i oversikten med informasjon om feilen eller advarsel.

Først importeres barnets navn, så plasseringen og til slutt fakturamottakeren. Hvert av trinnene kan feile uavhengig av hverandre dersom det er feil og mangler i regnearket.

• Dersom importen av barnets navn feiler, stoppes importen helt, og ingenting leses inn.
• Dersom barnets navn importeres, vil barnets plassering leses inn. Er det feil på barnets plassering, vil importen stoppe der - men barnets navn vil da allerede være importert inn og ligge i løsningen.
• Til slutt, dersom import av både navn og plassering har gått igjennom, vil fakturamottaker importeres. Skulle det være feil med fakturamottaker, stoppes importen der. Barnets navn og plassering vil da allerede være importert og ligge i løsningen. 

Betalingsperioden valideres ikke opp mot AKS-/SFO-året i importen. Det betyr at importen støtter både forhånds- og etterskuddsfakturering.
Merk: Dersom betalingsperioden strekker seg over to AKS/SFO-år og det utføres et opprykk i mellomtiden:

• Hvis barnet ikke har plass etter opprykket, vil det likevel bli fakturert frem til sluttdato for betaling som er oppgitt i importfilen.
• Hvis barnet har plass etter opprykket, og det samtidig registreres ny plass i nytt AKS/SFO-år, kan dette føre til dobbelfakturering for overlappende datoer for betaling.