Tilgangsstyring til kommunikasjon

Ved tilgangsstyring til kommunikasjon, kan kommunen/enhetene selv styre tilgangen foreldre har til informasjon rundt sine barn. Dette gjøres uten å måtte slette relasjonen mellom barn og foreldre. Deaktivering av kommunikasjon gjelder per barn, noe som betyr at dersom en forelder skal deaktiveres fra kommunikasjon fra flere barn må dette utføres per barn. Ved innføring av funksjonaliteten 18.02.2020, er det tatt utgangspunkt i at alle foreldrene som allerede ligger inne i familiebildet på barna har rettmessig tilgang på informasjon rundt barnet.

Hendelser som deaktiverer kommunikasjonen automatisk for foreldre umiddelbart

• Alle nye foreldre som legges til/importeres i Vigilo* er deaktivert fra å delta i kommunikasjon rundt barnet. Denne tilgangen må manuelt tildeles av leder eller forvaltning
• Ved endringer av adressebegrensning (adressekode)** (Fortrolig, Klientadresse, Strengt fortrolig eller Ingen restriksjoner***) på barnet ved import fra FREG eller manuelt i Kildedata, deaktiveres kommunikasjonen for foreldre tilknyttet barnet
• Ved endring av foreldreansvar under redigering av barnets kontakt- og brukerinformasjon/personalia eller ved import fra FREG, deaktiveres kommunikasjonen for foreldre tilknyttet barnet
• Ved å endre fra ingen registrert adresse til adresse under redigering av barnets kontakt- og brukerinformasjon/personalia eller ved import fra FREG, deaktiveres kommunikasjonen for foreldre tilknyttet barnet
• Dersom kommunikasjonen deaktiveres for foreldre for et barn som har flere barnehageplasser, skoleplasser og/eller SFO-plasser, deaktiveres kommunikasjonen for den/de foreldre ved alle enheter
• Ved import fra FREG eller manuell registrering av nye foreldrerelasjoner (ikke ved oppdatering av informasjon til eksisterende, men ved å registrere nye foreldre/foresatte/kontaktpersoner) deaktiveres kommunikasjonen for alle foreldre tilknyttet barnet.

Deaktiveringen er et sikkerhetstiltak som er implementert ved særlige endringer rundt barnet. Behandlingsansvarlig må etter deaktivering manuelt vurdere og igjen gi tilgang til rette foreldre.

*Info om nye foreldre i Vigilo: Første gang et barn får tildelt plass i en barnehage eller skole i Vigilo via søknad i barnehageopptaket/skoletildeling fra innskriving eller import, er kommunikasjonen deaktivert. Kommunikasjonen må manuelt aktiveres for at foreldre skal kunne se/besvare innsendt barnehagesøknad i foreldreportalen. 

**Info om endring av adressebegrensing: Alle manuelle endringer av adressebegrensning utføres av brukere med rollen Forvaltning Kildedata i Forvaltning OAS. Endringer kan også "automatisk" skje i forbindelse med oppdatering fra FREG. 

***Logikk vedrørende deaktivering ved endring er justert fra 17. januar 2024: Etter ønske fra flere kunder har Vigilo forbedret automatisk logikk knyttet til deaktivering av kommunikasjon (“fra grønn til rød konvolutt”). Tidligere har alle endringer i variabel «adressebegrensning» ført til at foreldre har fått deaktivert kommunikasjon, inkludert endring fra «Kilden har ingen verdi» til «Ingen restriksjoner». Dette har skapt merarbeid for kundene i forbindelse med uønsket/unødvendig deaktivering av foreldres kommunikasjon. Endringen «Kilden har ingen verdi» til «Ingen restriksjoner», er ikke en endring som bør føre til deaktivering av kommunikasjon, da informasjonen i realiteten går fra «Vet ikke» til «Normal».  

All øvrig logikk videreføres, slik at alle andre endringer i verdi på variablene «adressebegrensning» medfører automatisk deaktivering av kommunikasjon (rød konvolutt). Eksempelvis vil endring i form av eskalering, altså fra «Kilden har ingen verdi» til «Fortrolig» føre til automatisk deaktivering. Det samme vil skje fra «Ingen restriksjoner» til «Strengt fortrolig». Også endring i form av de-eskalering, f.eks. fra «Fortrolig» til «Ingen restriksjoner», vil fortsatt føre til automatisk deaktivering av foreldres kommunikasjon. 

Hva skjer når tilgangen til kommunikasjon er deaktivert? 

• Når kommunikasjonen er deaktivert er det ikke mulig for verken skolen eller foreldrene å kommunisere via meldingstjenesten i Vigilo
• Foreldre som mister tilgang til kommunikasjon - Foreldreportal: Barnet fjernes fra foreldreportalen og appen når foreldre med deaktivert tilgang er innlogget. Dersom innloggede foreldre ikke har andre barn registrert i Vigilo, vil denne meldingen vises: "Vi klarte ikke å finne noen barn koblet til din bruker. Vennligst ta kontakt med [Kommune] for mer informasjon."
• Dette betyr at foreldre uten tilgang til kommunikasjon ikke har noen mulighet til å se at de selv er registrert som foreldre til barnet
• Foreldre som mister tilgang til kommunikasjon - Profilkort og søknad om redusert betaling: Barn vises ikke under profilkortet i opplistingen over barn, barn vises heller ikke under søknadsprosess for redusert betaling
• Tidligere registrerte søknader for barn man ikke lenger har tilgang til kommunikasjon til vises fortsatt under søknader
• Foreldre med deaktivert tilgang til kommunikasjon vises ikke i mottakerlisten under meldinger, verken ved utsendelse direkte fra barnekortet/elevkortet eller fra meldinger i menyen
• Kontaktrapporten, personregisterrapporten og klasselistene viser ikke foreldre som er deaktivert fra kommunikasjonen
• Endring i kommunikasjon logges i "Kommunikasjonslogg" og "Kildedata logg". 

Hvem har oversikt og tilgang til å aktivere/deaktivere kommunikasjonen for foreldre manuelt? 

• På familiekortet under elevkortet/barnekortet har Enhetsleder og personer med relevant Forvaltningsrolle oversikt over hvilke foreldre som kan delta i digital kommunikasjon, synlig ved et brev med grønt symbol
• Oversikt over foreldre som ikke skal delta i digital kommunikasjon er merket med et brev med rødt symbol
• Enhetsleder og personer med relevant Forvaltningsrolle kan deaktivere og aktivere tilgangen til kommunikasjon manuelt for den/de foreldre som rettmessig ikke har/har tilgang til informasjon rundt barnet
• Ansatt kan se hvilke foreldre som har tilgang/ikke har tilgang til kommunikasjon under familiekortet
• For ansatte vises foreldre med tilgang til kommunikasjon som normalt (i full fargestyrke)
• Foreldre uten tilgang til kommunikasjon vises på Bilde 1 med redusert farge (grå)

Bilde 1: Her vises det hvordan aktivert/deaktivert tilgang til kommunikasjon er synlig for ansatte

Deaktiver tilgang til kommunikasjon manuelt 

• Klikk på brevet med grønt symbol

• Les pop-up vindu med informasjon om deaktivering
• Klikk Ja, fjern tilgang 

Hva skjer med fakturamottakere på SFO når foreldre deaktiveres fra kommunikasjonen? 

• Merk at dersom tilgang til kommunikasjon fjernes fra foreldre, fjernes ikke disse som fakturamottakere i barnehage/SFO. Dersom det skal utføres endringer her må disse utføres manuelt.

Aktiver tilgang til kommunikasjon manuelt

• Klikk på brevet med rødt symbol

• Les pop-up vindu med informasjon om aktivering
• Klikk Ja, gi tilgang