Tilgangstyring til kommunikasjon

Foreldrenes tilgang til å kommunisere med skole og få tilgang til informasjon rundt barna styres gjennom tilgangsstyring. Noe av tilgangstyringen består av innebygde, automatiserte prosesser, og innebærer at foreldre blir automatisk deaktiverte fra kommunikasjon når visse situasjoner inntreffer. Kommunene eller skolene kan også selv styre tilgangen til kommunikasjon manuelt ved å aktivere eller deaktivere kommunikasjonen inne på elevkortene.  

Deaktivering av kommunikasjon gjelder per barn. Det betyr at dersom foreldrene har flere barn, må du deaktivere forelderen fra hvert enkelt av barna.

Merk: Dersom barnet har flere plasseringer, for eksempel flere barnehageplasser, eller plass både på skole og SFO/AKS, trenger du kun å deaktivere forelderen én gang. Forelderen mister tilgangen til å se informasjon fra alle enhetene samtidig. 

Hvilke hendelser gjør at kommunikasjonen deaktiveres automatisk? 

I hovedsak er det endringer i Folkeregisteret (FREG) som fører til automatisk deaktivering i Vigilo. Det kan også være manuelle endringer i Vigilo, enten i Kildedata eller på elevkortet som fører til deaktivering.  

• Nye foreldre:
  • Alle nye foreldre som legges til i Vigilo, er deaktiverte fra kommunikasjon. Det betyr at når en ny forelder registreres i Vigilo, enten ved import eller registreres manuelt, må du aktivere den aktuelle forelderen for kommunikasjon. 
  • Merk at dette også gjelder for foreldre søker om barnehageplass for første gang. Det betyr at du må manuelt aktivere foreldrene for kommunikasjon slik at de kan se søknaden og takke ja til barnehageplassen. 
  • Merk også at dersom det legges til en ny forelder på et elevkort, vil den eller de foreldrene som allerede var registrerte, bli deaktiverte. Dette gjelder både dersom forelderen leses inn ved import, eller legges til manuelt på elevens kort, under menypunktet Familie. Merk: Det kan tenkes du må friske opp i nettleseren etter å ha lagt til nye foreldre for å få korrekt visning av konvoluttene. 
• Endring i adressesperrekoder:
  • Dersom det er endring i adressebegrensninger på et barn, vil foreldre deaktiveres automatisk for kommunikasjon. Dette betyr at dersom barnet har fått en adressesperrekode som Klientadresse, Fortrolig, eller Strengt fortrolig, vil foreldrene deaktiveres. Det samme vil skje dersom barnet hadde en adressesperrrekode, og den endres til Ingen restriksjoner. Endringen kan komme inn i Vigilo via FREG eller ved  en manuell endring i Kildedata.  
• Endring i foreldreansvar:
  • Dersom foreldreansvaret for barnet endres, vil foreldrene bli deaktivert fra kommunikasjon. Endringen kan komme inn i Vigilo via FREG eller ved manuell endring på barnets kort, under Kontakt- og brukerinformasjon.  

Deaktivering av kommunikasjon for foreldre er et sikkerhetstiltak som skal fange opp alle de endringene som skjer rundt barnet, og hindre at opplysninger om barna går til personer som ikke lenger skal ha informasjonen.  

Hva skjer når tilgangen til kommunikasjon er deaktivert? 

Når kommunikasjonen er deaktiverte vil foreldre ikke lenger: 

• kunne se om de er registrert som foreldre til barnet
• kunne se barnet i foreldreportalen eller i appen. Dersom foreldrene ikke har noen andre barn registrert i løsningen, vil foreldrene kunne se meldingen: "Vi klarte ikke å finne noen barn koblet til din bruker. Vennligst ta kontakt med din kommune for mer informasjon".
• kunne kommunisere med skolen eller se annen informasjon om barnet sitt

Foreldre som er deaktiverte vil ikke lenger vises i mottakerlisten under Meldinger, i Kontaktrapport, Personregisterrapport eller på klasselister. 

Merk at alle endringer i kommunikasjon vises i Kommunikasjonsloggen og Kildedata-logg

Aktivere og deaktivere for kommunikasjon manuelt

Det er ansatte med rollen Skole-Leder, Skole-Kommuneforvaltning, og SFO/AKS-Kommuneforvaltning som kan aktivere eller deaktivere foreldre fra kommunikasjon. 

• Klikk på Elevliste
• Søk opp den aktuelle eleven og klikk deg inn på elevkortet
• Sjekk av menyvalget Familie er valgt

Foreldrene til barnet vil vises i skjermbildet. Foreldrenes navn til være markert med svart skrift dersom de er aktiverte, og grå dersom de er deaktiverte. I tillegg vil konvolutter markere om foreldrene er aktiverte eller ikke: Rød konvolutt = deaktivert, grønn konvolutt = aktivert. 

Merk at ansatte med rollen Skole-Ansatt ikke vil se konvoluttene. De vil allikevel kunne se forskjellen ved at aktive foreldre er markert med svart skrift, mens deaktiverte foreldre er merket med grå skrift.

• For å aktivere eller deaktivere en forelder, klikk på konvolutten.
• Du får beskjed om å bekrefte handlingen. I eksempelet under aktiverer vi for den forelderen som har rød konvolutt: 

• Begge foreldrene er nå aktiverte

Hva skjer med fakturamottakere på SFO/AKS når foreldre deaktiveres fra kommunikasjonen? 

Merk at dersom tilgang til kommunikasjon fjernes fra foreldre, vil de ikke fjernes som fakturamottakere i barnehage eller SFO/AKS. Dersom det skal utføres endringer her må dette gjøres manuelt.