Fakturering SFO

For å generere riktig fakturagrunnlag for SFO, må følgende trinn gjennomføres i forkant. 

Rolletilganger: 

• Forvaltning SFO: For å utføre disse punktene må brukerrollen "Kommune - Forvaltningskontor SFO" være tildelt. 
• SFO Enhet: For å utføre disse punktene må brukerrollen "SFO leder" tilknyttet den aktuelle SFO-enheten være tildelt.  

Oppstart av SFO-enheter

1: Opprett SFO-år

• SFO Enhet > Innstillinger > SFO-år
• Se veiledning: Oppstart av SFO

2: Opprett SFO-kalender 

• SFO Enhet > Innstillinger > Kalender
• Se veiledning: Oppstart av SFO

3: Legg inn SFO åpningstider 

• SFO Enhet > Innstillinger > Åpningstider
• Se veiledning: Oppstart av SFO

4: Opprett SFO-modeller med korrekte priser mm. 

• SFO Enhet > Innstillinger > SFO-modeller
• Se veiledning: Oppstart av SFO
• NB! SFO-leder bes følge retningslinjer gitt sentralt fra kommunen ang navngivning på modeller

SFO-administrasjon

5: Knytt barn til korrekt SFO-modell med riktig varighet

• SFO Enhet > Kontorpulten > SFO-administrasjon
• Se veiledning: SFO-administrasjon

6: Kontroller liste over barn med tildelt SFO-modell: 

• SFO Enhet > Barn

Fakturamottakere

7: Legg til korrekt fakturamottaker(e) på barnekort 

• SFO Enhet > Barn > Barnekort
• Se veiledning: Fakturamottakere

Søskenmoderasjon

8: Sjekk at alle barn som har grunnlag for søskenmoderasjoner har samme adresse.

• SFO Enhet > Barn > Barnekort
• Vil være relevant dersom det benyttes søskenmoderasjoner på SFO
• For at Vigilo skal kalkulere korrekt søskenmoderasjon legges det til grunn at søsken har eksakt samme bostedsadresse (inklusiv landkode), og at de har minst en felles foresatt. Søsken som bor hos ulike foresatte gir iht. forskriftene ikke grunnlag for søskenmoderasjon. 

9: Legg til regler for søskenmoderasjon

• Forvaltning SFO > Økonomi > Søskenmoderasjon
• Sjekk at det ligger inne korrekte søskenmoderasjonsregler på SFO
• Dersom det ikke benyttes søskenmoderasjon på SFO, sørg for at alle reduksjoner er satt til 0 %
• Legg ev. inn nye regler som gjelder i kommunen

Enhetsoppsett

• Forvaltning SFO > Økonomi > Enhetsoppsett
• Sett fakturering til sentral for enheter som skal faktureres fra forvaltningen
• Se veiledning her: Enhetsoppsett

Rapport

10: Hent rapporten "Barn uten gyldig fakturamottaker"

• Forvaltning SFO > Økonomi > Barn uten gyldig fakturamottaker
• Hent rapport
• Legg inn fakturamottakere der det mangler
• Hent rapporten på nytt inntil 0 treff

Fakturainnstillinger

11: Legge inn korrekt konteringsinformasjon 

• Forvaltning SFO > Økonomi > Fakturainnstillinger
• Gjøres per SFO-enhet
• Velg enhet fra nedtrekkmenyen
• For hver enkelt fakturalinje som benyttes, legg inn artikkelnummer/varenummer og ansvarsenhet
• Legg til beskrivelse for fakturalinjer dersom man eksempelvis bruker begrepet «Matpenger» i stedet for «Kostpenger»

Fakturaperioder

12: Opprett fakturaperioder 

• Forvaltning SFO > Økonomi > Fakturaperioder
• Legg til informasjon og klikk Legg til fakturaperiode
• Det anbefales at disse navngis for eksempel 2020-01-Jan, 2020-02-Febr osv. Man kan legge til ubegrenset antall fakturaperioder frem i tid, og kan også slette fakturaperioder hvor fakturagrunnlaget ikke er overført til økonomisystem for fakturering. En kan ha flere perioder innenfor samme måned, men ikke med overlappende datoer.  

13: Generer fakturagrunnlag for alle perioder

• Forvaltning SFO > Økonomi > Fakturaperioder
• Klikk Generer fakturagrunnlag for aktuelle perioder
• Ved å generere fakturagrunnlag/regenerere fakturagrunnlag, starter et arbeid som henter ut alle posteringer som gjelder for angitt fakturaperiode. Når denne jobben er utført vil man ha oppdatert informasjon i rapporten «Fakturarapport». 

• Klikk Ja for å generere fakturagrunnlag

• Klikk på Regenerer fakturagrunnlag for å regenerere
• Klikk på Send Fakturagrunnlag for å sende. Merk at fakuragrunnlaget da bli låst og kan ikke regenereres
• Klikk på Slett for å slette en fakturaperiode (Det er kun mulig å slette når fakturagrunnlaget ikke er overført til økonomisystem for fakturering)

Merk! Dersom man gjør endringer/slettinger av fakturakorrigeringer på en fakturaperiode som er generert, settes fakturaperioden til status regenerering påkrevd. Dersom man endrer annet grunnlag, må man manuelt regenerere fakturaperioden. 

14: Fakturarapport

• Hent fakturarapport for aktuell fakturaperiode. Se veiledning her

Fakturakorrigering

15: Utfør nødvendige fakturakorreksjoner 

• Forvaltning SFO > Økonomi > Fakturakorrigering
• Kan også gjøres på enhetsnivå for aktuell SFO under Økonomiinnstillinger > Fakturakorrigering
• Velg aktuell SFO-enhet
• Velg ev. aktuell periode
• Klikk Legg til betaling

• Velg aktuelt SFO-år, velg barn og fakturalinjetype
• Legg til en dato innenfor den første fakturaperioden korrigeringen skal beregnes for
• Legg til et positivt eller negativt beløp
• Legg til en beskrivelse som vises sammen med fakturalinjetype på utsendt faktura. Eksempel: Kostpenger - Ekstra matpenger for ute-SFO
• Tips: huk av for "Er gjentakende" dersom korrigeringen skal gjelde for flere påfølgende måneder
• Klikk Legg til betaling

• Betalinger er synlige i oversikten
• Kan redigeres/slettes inntil korrigeringen er inkludert i et overført fakturagrunnlag
• Rediger ved å klikke på blyant 
• Slett ved å klikke på søppelbøtta 

Merk! Fakturakorrigeringer som er lagt inn før lansering 12.03.2020, ang ny forbedret og utvidet funksjonalitet, vil få dato 01.01.1970. Dette for å vise at aktuelle fakturakorrigeringer var registrert før selve datoen for lanseringen.

Fakturaperioder

16: Regenerer fakturagrunnlag

• Forvaltning SFO > Økonomi > Fakturaperioder
• Klikk Regenerer fakturagrunnlag for fakturaperioder

• Klikk Ok for å regenerere

17: Repeter de tre forrige stegene frem til grunnlaget er korrekt

• Kjør rapporten "Fakturering" 
• Utfør nødvendige fakturakorrigeringer
• Regenerer fakturagrunnlag for aktuell fakturaperiode

18: Send fakturagrunnlag for å overføre SFO-grunnlag til økonomisystemet

• Forvaltning SFO > Økonomi > Fakturaperioder
• Klikk Send fakturagrunnlag

Faktura

19: Oversikt over fakturagrunnlag 

• Forvaltning SFO > Økonomi > Faktura
• Velg Enhet
• Velg fakturaperiode

 

Visning av fakturadetaljer på barnekortet

• Klikk på Fakturaperiode for å se fakturalinjene for valgt fakturaperiode

Fakturalinjer for valgt fakturaperiode vises. Under beskrivelse vil beskrivelsen som er lagt inn under Fakturainnstillinger og fakturakorrigeringen vises.