SFO-opptak

Når foreldre har søkt SFO-plass i Foreldreportalen, vil søknadene vises under Kontorpulten på SFO-opptak og er klare for saksbehandling av Forvaltningen eller direkte av SFO-enheten. Veiledningen nedenfor viser hvordan saksbehandling av nye søknader utføres på forvaltningsnivå.

Varsler

Når nye søknader om endring, oppsigelse eller opptak registreres for din kommune, vil det være synlige varsler i den horisontale menylinjen på forvaltningsnivå. 

• Klikk på varselikonet i menylinjen
• Klikk på aktuelt varsel for å komme direkte til saksbehandling av søknader

Kontorpulten > SFO-opptak

Dersom varsel ikke åpnes, kan du starte saksbehandlingen fra kontorpulten 

 

Saksbehandle SFO-søknader

Tips! Før behandlingen starter er det en fordel å klikke på barnets navn for å se at barnets opplysninger stemmer overens med hvor det er søkt SFO-plass. Ved behov for å kontakte søker for å undersøke detaljer, ligger opplysninger tilgjengelig her. Hvis barnet ikke vises med klasse indikerer dette at det er søkt om en annen SFO enn den som tilhører den skolen barnet er elev ved.

• Merk alle eller aktuelle søknader saksbehandling skal starte for
• Klikk Start saksbehandling

• Bekreft at det ønskes å starte saksbehandling ved å klikke på Ja
• Ved å starte saksbehandlingen flyttes søknadene over til fanen Under behandling

Under behandling 

• Behandling av søknader gjøres enkeltvis
• Klikk Lag tilbud

• Gjør eventuelle endringer av foreløpig tilbud (kun aktiverte SFO-modeller på aktuell enheten kan velges)
• Klikk Lagre

• Lagrede tilbud vises med utfylte kolonner i oversikten
• Klikk på søppelbøtta for å slette tilbud og opprette et nytt 

• Etter at tilbud er opprettet, er det klart for å sende tilbud til søkere
• Merk aktuelle søknader som skal få tilsendt tilbud
• Klikk Send tilbud

• Velg ønsket Svarfrist for tilbud
• Merk at etter svarfristen er utgått, er det ikke mulig for søker å besvare tilbud. Vi anbefaler derfor å sette en svarfrist som er innen rimelig tid og sende ut påminnelse før svarfrist. Se neste steg for hvordan påminnelse sendes til søker
• Klikk Opprett tilbud

Ved å klikke Opprett tilbud  flyttes søknaden til Tilbud og brevet "Tilbud om SFO plass sendt" samt en e-post på mottatt svar som kan leses i foreldreportalen sendes til søker. Se veiledning for redigering av brevmaler her

Tilbud

Tilbudet er nå sendt og det vises med gul status Tilbud sendt i oversikten. Send påminnelse om svar på tilbud til søker ved behov. Ved utsending av påminnelse sendes samme e-post som ble utsendt til søker ved opprettelse av SFO-tilbud. 

• Merk ønskede søknader med tilbud påminnelse skal sendes til
• Klikk Send påminnelse

• Klikk Ja for å bekrefte utsendelse av ny påminnelse

Forvaltning/enhet svarer på tilbud 

Dersom svarfristen er utgått, kan Forvaltning eller enhet svare på tilbudet for søker

• Merk ønskede søknader med tilbud som skal besvares
• Klikk Svar på tilbud

• Klikk Godta for å godta tilbudet for søker
• Klikk Avslå for å avslå tilbudet for søker

Svar på tilbud

Når søker (ev. forvaltning/enhet) har svart, vil svaret vises i siste steg Svar på tilbud. Status er merket med rød eller grønn utheving basert på hvilket svar som er utført. Lenke til veiledning for hvordan foreldre søker og besvarer mottatt tilbud finner du her. 

SFO-søknaden er ferdig behandlet.

Slett søknader

Søknader kan slettes av brukere med rollen SFO - Kommuneforvaltning på forvaltning- og enhetsnivå samt av SFO - Leder på enhetsnivå. Det er mulig å slette søknader før saksbehandling har startet og under saksbehandling, under fanene Nye søknader, Under behandling og Tilbud.

• Merk ev. aktuelle søknader som en skal slette
• Klikk Slett valgte søknader

• Skriv inn ev. Notat
• Bekreft at det ønskes å slette valgte søknader ved å klikke på Slett

Søknad slettes og vises ikke i oversikten. Merk at det er ikke mulig å reversere denne handlingen, dette må ev. bestilles.

Fakturamottaker

• Søker vil automatisk legges til som Fakturamottaker 1 dersom barnet ikke har registrert fakturamottaker tidligere i Vigilo
• Merk! Dersom barnet har hatt fakturamottaker ved barnehageplassering i Vigilo, vil denne overføres ved tildeling av SFO-plass. Det er ingen automatisering mellom «foreldrerelasjon» og fakturamottaker
• Endring av fakturamottaker gjøres på SFO-barnekortet. Se veiledning her