Det er ansatt med rollen Skole-Kommuneforvaltning som har tilgang til å importere elever i portalen Forvaltning skole.
Før du starter:
- Sørg for at skolen elevene skal gå på, er opprettet i Vigilo
- Sørg for at skoleår og basisgrupper er opprettet ved den aktuelle skolen før importen starter
- Bruk riktig importmal (se vedlegg nederst i denne artikkelen)
- Sjekk at skoleår og basisgruppe stemmer overens i regnearket
- Dataene som skal importeres inn må følge beskrivelsene nedenfor og regnearket må fylles ut korrekt. Dersom det er feil i datagrunnlaget, vil importen feile og elever vil ikke importeres inn i Vigilo
- Elever med fiktive fødselsnummer og elever med adressesperrekode må håndteres etter kundens interne rutine. Elever med adressesperrekode kan om ønskelig importeres inn ved å legge riktig kode i kolonnene adressekode.
Data som leses inn ved import av elever
Her er oversikten over hvilke data som kan legges inn i regnearket:
Kolonnenavn: | Beskrivelse: |
Enhet (NSR-ID) | Legg inn enhetens NSR-ID. ID for enheten hentes fra https://nsr.udir.no |
Enhetsnavn | Legg inn navn på skolen eleven tilhører |
Fødselsnummer | Fødselsnummer på eleven legges inn med 11 siffer (uten skilletegn, kun tall) |
Fornavn | Legg inn elevens fornavn (og eventuelle mellomnavn) |
Etternavn | Legg inn elevens etternavn |
Boligadresse | Legg inn elevens boligadresse |
Postnr. | Legg inn elevens postnummer, fire siffer |
Poststed | Legg inn elevens poststed |
Landskode - boligadresse | Skal alltid være "NOR" |
Foreldreansvar |
coMother er lagt til som verdi. Må benytte verdiene notKnown, shared, mother, father, coMother eller other
|
Kjønn |
må benytte verdiene male, female eller unKnown
|
Adressekode |
Må benytte verdiene NoRestriction, strictlyConfidential, confidential eller clientAddress
|
Morsmål | Morsmål må legges inn i henhold til ISO 639-3 - tre bokstaver |
Skoleår | Legg inn skoleår eleven skal importeres til med følgende format åååå/åååå |
Basisgruppe | Legg inn elevens basisgruppe |
Fødselsnummer | Fødselsnummer på foresatt 1 legges inn med 11 siffer |
Fornavn | Legg inn foreldres fornavn og ev. mellomnavn |
Etternavn | Legg inn foreldres etternavn |
Boligadresse | Legg inn foreldres boligadresse |
Postnr. | Legg inn postnummer, fire siffer |
Poststed | Legg inn poststed |
Landskode - boligadresse | Skal alltid være "NOR" |
Adressekode |
Må benytte verdiene NoRestriction, strictlyConfidential, confidential eller clientAddress
|
Morsmål |
Morsmål må legges inn i henhold til ISO 639-3 - tre bokstaver |
E-post | Legg inn foresattes e-postadresse |
Telefonnummer | Legg inn telefonnummer (alle format aksepteres: +47 (landskode), 0047 (landskode) eller vanlig norsk nummer på åtte siffer) |
Rolle |
coMother er lagt til som verdi. Må benytte verdiene mother,coMother, father eller undefined.
|
Det er ikke nødvendig å fylle inn samtlige felt for å få til importen. Regnearket fra Vigilo markerer de feltene som mangler nødvendig informasjon.
Det er også mulighet til å legge inn informasjon om foreldre nummer to dersom du ønsker det.
Husk å formatere cellen med fødselsnummer til 11 siffer.
- Klikk på Kontorpulten og velg Elevimport
- Velg Skole
- Lim inn data
- Sjekk at informasjonen stemmer i Forhåndsvisningen
- Klikk Importer
En forhåndsvisning av elevdata vil dukke opp når dataene er limt inn. Sjekk at kolonnene markert med asterisk (*) er fylt ut. Du kan bevege deg horisontalt i forhåndsvisningen for å kvalitetssikre at dataene lagt inn ligger i rett kolonne.
- Når data er verifisert, klikk Importer til høyre i skjermbildet.
- Vent til importen er ferdig før du gjør noe mer i dette vinduet.
- Når importen er fullført, vil en grønn tekstboks dukke opp i nedre høyre hjørne av skjermbildet. Dette skjer kun dersom all data er importert inn korrekt.
Dersom det er mangler eller feil i import av elevdata, vil en rød tekstboks vises. De elevene det er knyttet en feil til, vil ligge igjen i feltet for forhåndsvisning. Det er da sannsynligvis feil data i regnearket. Data må redigeres og ny import kan gjennomføres.
Eksempel:Dersom det er feil på 11 av 20 elever som ble lagt inn til import, vil de 11 elevene det er feil på, fortsatt vises i forhåndsvisningen. De øvrige 9 er importert, og vil være å finne i Elevliste under enhetens Elevadministrasjon. De 11 elevene det var feil på, må korrigeres, og ny import gjennomføres.
Merk: Avhuking av Oppdater eksisterende elevdata er ikke nødvendig for oppdatering av personobjekt, da bruk av fødselsnummer som identifikator uansett oppdaterer personobjekt. (Oppdater eksisterende elevdata er ment å oppdatere informasjon på elever som allerede er registrert i systemet, og hvor kilde i kildedata er satt som lokal. Dette vil ikke ha noe å si på elever som ikke finnes registrert i Vigilo fra før. Personobjekt med FREG som kilde i kildedata kan ikke oppdateres via lokal import.)
Kommentarer
0 kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.