Fullimport av elever

Det er ansatt med rollen Skole-Kommuneforvaltning som har tilgang til å importere elever i portalen Forvaltning skole.

Før du starter:

• Sørg for at skolen elevene skal gå på, er opprettet i Vigilo
• Sørg for at skoleår og basisgrupper er opprettet ved den aktuelle skolen før importen starter
• Bruk riktig importmal (se vedlegg nederst i denne artikkelen)
• Sjekk at skoleår og basisgruppe stemmer overens i regnearket
• Dataene som skal importeres inn må følge beskrivelsene nedenfor og regnearket må fylles ut korrekt. Dersom det er feil i datagrunnlaget, vil importen feile og elever vil ikke importeres inn i Vigilo
• Elever med fiktive fødselsnummer og elever med adressesperrekode må håndteres etter kundens interne rutine. Elever med adressesperrekode kan om ønskelig importeres inn ved å legge riktig kode i kolonnene adressekode.

Data som leses inn ved import av elever

Her er oversikten over  hvilke data som kan legges inn i regnearket:

Kolonnenavn:	Beskrivelse:
Enhet (NSR-ID)	Legg inn enhetens NSR-ID. ID for enheten hentes fra https://nsr.udir.no
Enhetsnavn	Legg inn navn på skolen eleven tilhører
Fødselsnummer	Fødselsnummer på eleven legges inn med 11 siffer (uten skilletegn, kun tall)
Fornavn	Legg inn elevens fornavn (og eventuelle mellomnavn)
Etternavn	Legg inn elevens etternavn
Boligadresse	Legg inn elevens boligadresse
Postnr.	Legg inn elevens postnummer, fire siffer
Poststed	Legg inn elevens poststed
Landskode - boligadresse	Skal alltid være "NOR"
Foreldreansvar	coMother er lagt til som verdi. Må benytte verdiene notKnown, shared, mother, father, coMother eller other
Kjønn	må benytte verdiene male, female eller unKnown
Adressekode	Må benytte verdiene NoRestriction, strictlyConfidential, confidential eller clientAddress
Morsmål	Morsmål må legges inn i henhold til ISO 639-3 - tre bokstaver
Skoleår	Legg inn skoleår eleven skal importeres til med følgende format åååå/åååå
Basisgruppe	Legg inn elevens basisgruppe
Fødselsnummer	Fødselsnummer på foresatt 1 legges inn med 11 siffer
Fornavn	Legg inn foreldres fornavn og ev. mellomnavn
Etternavn	Legg inn foreldres etternavn
Boligadresse	Legg inn foreldres boligadresse
Postnr.	Legg inn postnummer, fire siffer
Poststed	Legg inn poststed
Landskode - boligadresse	Skal alltid være "NOR"
Adressekode	Må benytte verdiene NoRestriction, strictlyConfidential, confidential eller clientAddress
Morsmål	Morsmål må legges inn i henhold til ISO 639-3 - tre bokstaver

E-post	Legg inn foresattes e-postadresse
Telefonnummer	Legg inn telefonnummer (alle format aksepteres: +47 (landskode), 0047 (landskode) eller vanlig norsk nummer på åtte siffer)

Rolle

coMother er lagt til som verdi. Må benytte verdiene mother,coMother, father eller undefined.

Det er ikke nødvendig å fylle inn samtlige felt for å få til importen. Regnearket fra Vigilo markerer de feltene som mangler nødvendig informasjon. 

Det er også mulighet til å legge inn informasjon om foreldre nummer to dersom du ønsker det.

Husk å formatere cellen med fødselsnummer til 11 siffer.

• Klikk på Kontorpulten og velg Elevimport

• Velg Skole

• Lim inn data
• Sjekk at informasjonen stemmer i Forhåndsvisningen
• Klikk Importer

En forhåndsvisning av elevdata vil dukke opp når dataene er limt inn. Sjekk at kolonnene markert med asterisk (*) er fylt ut. Du kan bevege deg horisontalt i forhåndsvisningen for å kvalitetssikre at dataene lagt inn ligger i rett kolonne.

• Når data er verifisert, klikk Importer til høyre i skjermbildet.
• Vent til importen er ferdig før du gjør noe mer i dette vinduet.
• Når importen er fullført, vil en grønn tekstboks dukke opp i nedre høyre hjørne av skjermbildet. Dette skjer kun dersom all data er importert inn korrekt. 

Dersom det er mangler eller feil i import av elevdata, vil en rød tekstboks vises. De elevene det er knyttet en feil til, vil ligge igjen i feltet for forhåndsvisning. Det er da sannsynligvis feil data i regnearket. Data må redigeres og ny import kan gjennomføres.

Eksempel:Dersom det er feil på 11 av 20 elever som ble lagt inn til import, vil de 11 elevene det er feil på, fortsatt vises i forhåndsvisningen. De øvrige 9 er importert, og vil være å finne i Elevliste under enhetens Elevadministrasjon. De 11 elevene det var feil på, må korrigeres, og ny import gjennomføres. 

Merk: Avhuking av Oppdater eksisterende elevdata er ikke nødvendig for oppdatering av personobjekt, da bruk av fødselsnummer som identifikator uansett oppdaterer personobjekt. (Oppdater eksisterende elevdata er ment å oppdatere informasjon på elever som allerede er registrert i systemet, og hvor kilde i kildedata er satt som lokal. Dette vil ikke ha noe å si på elever som ikke finnes registrert i Vigilo fra før. Personobjekt med FREG som kilde i kildedata kan ikke oppdateres via lokal import.)