Dokumentmaler

Brukere med rolle Saksbehandler tilretteleggingvil få tilgang til funksjonalitet tilknyttet særskilt tilrettelegging på Forvaltning OAS. Merk at brukerrollen må tildeles av en bruker med rollenKommuneadministrator. Saksbehandler tilrettelegging kan opprette og tilgjengeliggjøre aktuelle dokumentmaler på forvaltning OAS til videre bruk for dokumentasjon og samhandling for tilrettelegging på enhetene for barn med aktivert tilretteleggingsmappe.

Brukere med rolle Saksbehandler generell brevproduksjon vil få tilgang til funksjonalitet tilknyttet generell brevproduksjon på Forvaltning OAS. Merk at brukerrollen må tildeles av en bruker med rollen Kommuneadministrator. Saksbehandler generell brevproduksjon kan opprette og tilgjengeliggjøre aktuelle dokumentmaler på forvaltning OAS til videre bruk for dokumentasjon og samhandling for generell brevproduksjon på enhetene for barn i barnemappen.

Dersom bruker innehar begge rollene Saksbehandler tilrettelegging og Saksbehandler generell brevproduksjon vil vedkommende bruker ha alle tilganger i Dokumentmaler på Forvaltning OAS.

Dokumentmalene er dynamiske, fleksible og gir gode muligheter til å utforme tilretteleggingsdokumenter/generell brevproduksjon som er tilpasset ulike behov. Malene kan bestå av topptekst, brødtekst med ulike inndelinger og bunntekst. Alle inndelingene kan deles opp i rader, samt at topptekst og bunntekst også kan inndeles i kolonner. Ved opprettelse av dokumentmaler, er det mulighet for å definere hvilket innhold og legge til flettefelt som senere kan redigeres på enhetsnivå.

Brødtekstmodulen består av tre moduler som aktiveres etter behov:

1. Brødtekst Introduksjon: Inneholder innledende tekst som alltid vil ligge øverst i brødtekstmodulen dersom den blir aktivert

2. Brødtekst Tekstmodul: Utform en modul som kan dupliseres flere ganger på enhetsnivå når malen tas i bruk i barnets/elevens tilretteleggingsmappe. Modulen kan f.eks. benyttes til et oppsett for registrering av læringsmål i en IOP, som dupliseres fritt etter behov for x-antall mål

3. Brødtekst Avslutning: Inneholder avsluttende tekst som alltid vil ligge nederst i brødtekstenmodulen dersom den blir aktivert

Opprett dokumentmal

 Forvaltning OAS > Dokumenter > Dokumentmaler

• Klikk + Dokumentmal for å opprette en ny mal

• Fyll inn tittel og beskrivelse
• Registrer dokumenttype "Særskilt tilrettelegging skole eller Generell brevproduksjon skole"
• Velg korrespondansetype:
  • Intern sendes til arkiv
  • Utgående sendes til registrert(e) mottaker(e) på enhet via SvarUt og sendes til arkiv i samme prosess
• Klikk Opprett

Registrert dokumentmal er synlig i oversikten Dokumentmaler

Rediger dokumentmal

• Klikk på Blyant for å utarbeide dokumentmalen og ev. redigere registrert tittel/beskrivelse

• Start med å aktivere aktuelle moduler ved å klikke på + Topptekst/Brødtekst/Bunntekst
  Merk at forvaltningen selv velger hvilke moduler som ønskes å aktiveres. Anbefaler å benytte topp- og bunntekst likt som i brevmaler. 

• Utform aktiverte moduler ved å legge til rader/kolonner (merk at kolonner kun er tilgjengelig i topp- og bunntekst)
• Fyll ut med ønsket tekst og benytt ev. tilgjengelig formatering
• Klikk # for å benytte flettefelt og velg hvilket flettefelt du ønsker å benytte i nedtrekksmenyen eller ved å starte å skrive ordet for å referere til bestemt informasjon i systemet 
• Klikk på blyant for å ev. låse for redigering på enhet (merk at låst tekstrute vil også vises med grå bakgrunnsfarge)
• Klikk på X for å fjerne en rad/kolonne

Topptekst: Her satt opp som brevmalene ellers i tenanten med logo og dagens dato som flettefelt, antall kolonner avgjør størrelsen på logo'en. Anbefaler å teste ut hvordan det blir på forhåndsvisningen.

Brødtekst Introduksjon: Inneholder innledende tekst som alltid vil ligge øverst i brødtekstmodulen dersom den blir aktivert. Her brukt med overskrifter, informasjon om eleven og oppsummering av vedtak mottatt fra PPT.

Brødtekst Tekstmodul: Her kan en utform en modul som videre kan dupliseres flere ganger på enhetsnivå når malen tas i bruk i elevens tilretteleggingsmappe/elevmappe. Modulen kan f.eks. benyttes til et oppsett for registrering av læringsmål i en IOP, som dupliseres fritt etter behov for x-antall mål. Her brukt med fem rader tilknyttet et læringsmål.

Brødtekst Avslutning: Inneholder avsluttende tekst som alltid vil ligge nederst i brødtekstmodulen dersom den blir aktivert. Her brukt med henvisning til lovtekst og hvem den er utarbeidet av.

Bunntekst: Her satt opp som brevmalene ellers i tenanten.

• Etter bunntekst er satt opp, klikk Lagre
• Velg Enhet i nedtrekksmenyen for grunnlag for å forhåndsvise dokumentmalen
• Klikk Forhåndsvis for å se over hvordan malen er utformet (når dokumentet forhåndsvises, lastes en pdf ned for å forhåndsvise dokumentmalen)
• Når dokumentmalen er ferdig redigert, klikk Gå tilbake eller Tilbake til dokumentmaler øverst på siden

Tilgjengeliggjøre dokumentmaler

• For dokumenttype særskilt tilrettelegging skole:

  • Aktiver dokumentmalen for type enhet slik at den kan benyttes på enhetene når tilretteleggingsmappe er aktivert på aktuelle elever. Merk at den ikke kan aktiveres før det er registrert innhold i malen
  • Enhetene vil kun ha tilgjengelig de dokumentmalene som er aktivert i produksjon

  For dokumenttype Generelle brev skole:

  • Aktiver dokumentmalen for type enhet slik at den kan benyttes på enhetene i aktuell elevmappe. Merk at den ikke kan aktiveres før det er registrert innhold i malen
  • Enhetene vil kun ha tilgjengelig de dokumentmalene som er aktivert i produksjon

Slett dokumentmaler

• Klikk søppelbøtte for å slette dokumentmal
  Merk! Dersom enhetene har brukt eller har startet å bruke en mal vil den fortsatt kunne brukes, men ikke velges på ny i nedtrekk ved opprettelse av dokument i elevens tilretteleggingsmappe

Søk i dokumentmaler

• Klikk i søkefeltet
• Søk etter informasjon registrert i kolonnene Tittel og Beskrivelse, treff vises fortløpende

Se gjerne samleartikkel for tilrettelegging for skole her.