Import av ansatte

Det er ansatt med rollen Skole-Leder som har tilgang til å importere ansatte.

Når nye ansatte begynner på din skole, må de bli registrert i Vigilo. Registrering av nye ansatte kan skje på flere måter; Ved overføring fra HR-systemet, ved import ved hjelp av et regneark under menypunktet Enhet, eller du kan legge til ansatte manuelt.

Denne artikkelen viser hvordan du kan importere ansatte ved hjelp av et regneark. Dersom du vil registrere en ansatt manuelt, se hjelpeartikkel Legge til ansatte manuelt. 

Merk at din kommune kan ha rutiner for når det skal importeres ansatte, og hvem som får lov til å gjøre dette. Sjekk derfor de interne rutinene i din kommune før du importerer nye ansatte. 

Merk:

• Før du kan importere en eller flere ansatte, må det først opprettes stillingsnummer under portalen Forvaltning OAS. (Registrering av stillingsnummer gjøres kun én gang, når din kommune/skole tar i bruk løsningen). Du kan kontrollere under menypunktet Enhet at du har stillingsnummer.
• Dersom den ansatte har vært registrert ved skolen tidligere, skal du ikke importere vedkommende på nytt. Du vil finne den ansatte på listen over inaktive ansatte. Huk da først av for filteret Vis inaktiv og sjekk om du finner den ansatte der. Dersom den ansatte er inaktiv, klikker du deg inn på ansattkortet og legger til en aktiv stilling. Har den ansatte vært vikar tidligere, bruk filteret  Vikariat for å sjekke om den ansatte er registrert som vikar før. 

Merk! Benytt regneark nederst i artikkelen for import. Oppdatert 24.04.2025

Slik gjør du: 

• Klikk Enhet 
• Klikk Importer ansatte 

Regnearket må være korrekt utfylt med alle dataene som er nødvendige: 

Eksempel på data: 

Kopier alle de cellene med informasjon du skal importere.

• Gå tilbake til Vigilo
• Lim inn dataene og kontroller at dataene ligger i rett kolonne

Dataene som må være lagt inn i regnearket er markert med  fet skrift:

• Personnummer
• Fornavn
• Etternavn,
• Alias,
• E-postadresse,
• Telefonnummer,
• Stillingskode,
• Ansettelsestype,
• Startdato ansettelse,
• Sluttdato ansettelse og
• Stillingsprosent.

Ved å trykke på Import, vil dataene lastes opp og blir lagt til i ansattoversikten. Vent med å gjøre noe i vinduet før importen er ferdig.

En grønn tekstboks  nederst i høyre hjørne bekrefter at importen er ferdig. De ansatte ligger nå inne i løsningen.

Dersom det skulle skje feil ved importen, får du opp en rød tekstboks vises med en feilmelding eller advarsel. De ansatte det er en feil med, vil ligge igjen i forhåndsvisningen. Du har da sannsynligvis feil data i regnearket. Sjekk alltid at regnearket er korrekt fylt ut.