Personregister elever: tildele skoleplass og bytte av skole

Personregister elever viser alle elever registrert i løsningen mellom 5 og 16 år, og gir en oversikt over alle barn kommunen har opplæringsansvar for.

Personregister elever består av følgende: 

• Grunnlagsdata: Alle baren mellom 5-16 år registrert i kommunen som ikke har aktiv skoleplass eller elever med fremtidig sluttdato som er flyttet fra en skole til forvalting
• Utkast skoletildeling: Alle barn som har fått en midlertidig skoletildeling og regnes som et arbeidssteg. Det er ikke anbefalt at elever ligger lenge i dette steget
• Elevliste/skole: Alle elever med en nåværende plassering, en kommende plassering eller elever som er tildelt en skole. Elever i dette steget vil også vises i elevadministrasjon på enhetsnivå.
• Ekstern skole: Kan eksempelvis være elever som er flyttet ut av kommunen, har avsluttes skolegang mm. Hver kommune har egne retningslinjer for hvordan Ekstern skole skal benyttes. 
• Klar for anonymisering: Elever som skal anonymiseres av kommuneforvalting. 

I hvert steg er det ulike kolonner med tilhørende personopplysninger.

I kolonnene med overskrift Enhet er følgende kolonner tilgjenglige og vil avhenge av hvilket steg som aktiveres:

• Nåværende enhet:enheter eleven har en aktiv plassering på (inkluderer barnehager). Merk at enheten kun inkluderer aktive plasseringer på dagens dato. 
• Forslått enhet: Kolonnene viser forslått enhet dersom det er registrert skolekrets under innstillinger og i elevens kontakt og brukerinformasjon
• Tildelt enhet: Viser alle enheter eleven er tildelt- både før og etter klassetildeling. Merk at kolonnene inkluderer enhet når eleven ligger i grunnlagsdata, utkast basisgrupper og enheter eleven har en fremtidig aktivdato

Ved å klikke på elevens navn åpnes elevkortet med oversikt over Famile og Kontakt- og brukerinformasjon

• I hvert steg er det mulig å filtrere (ulike valg i de ulike steg)
• Merk: Antall i prosess-steg (overskrift) kun påvirkes av filtreringer gjort på fødselsår

• Søk kan benyttes til følgende:
  • Søk etter hele fødselsnummeret
  • Søk etter fornavn/etternavn som inneholder bokstavkombinasjoner- må benytte minst to bokstaver
  • Søk etter hele fornavn- merk det må ikke inneholde mellomrom da dette ikke vil gi treff
  • Søk etter hele etternavnet- merk det må ikke inneholde mellomrom da dette ikke vil gi treff

• For å flytte elev/elever fra et steg til et annet marker eleven/elevene
• Klikk Valg
• Velg handling (Her: midlertidig tildeling av skole)

• Velg skole fra nedtrekk
• Klikk Lagre

• Eleven flyttes til utkast skoletildeling
• Gjenta prosessen for å fullføre tildeling
• Scroll helt til høyre for å slette eller endre skoletildeling (eleven flyttes tilbake til grunnlagsdata)

Når eleven er tildelt skole vil eleven legge seg i Elevliste skole. Her vises eleven uten enhet frem til eleven er tildelt en klasse/er inaktiv på skolen. Forvalting skole kan flytte elever som er tildelt enhet eller klasse til andre skoler. 

MERK: Ved flytting av elever med  flere aktiv/kommende plassering vil eleven IKKE bli inaktiv på  de nåværende enheter, Vurdering og fravær vil ikke overføres og det vil ikke være mulig å sende flyttemelding. Eleven må derfor gjøres inaktiv på en av enhetene eller flyttes fra elevadministrasjon på de respektive enheter. 

• Marker elev/elever som skal flyttes 
• Velg Flytt til annen skole

• Velg skole i nedtrekk Dersom skole ikke velges flyttes eleven tilbake til Grunnlagsdata
  Merk: Pop-up er dynamisk og vil varierer etter elevens plasseringer og antall elever som er valgt. 

• Fyll inn inaktivdato- feltet vil ikke være synlig dersom eleven/elevene er inaktiv eller har flere aktive plasseringer.
• Legg inn en kommentar- det anbefales å skrive inn skolen eleven flyttes fra og startdato for ny skole. Denne er lett synlig i personregister elever og elevadministrasjon
• Behold  markering for flyttemelding dersom flyttemelding skal sendes.
  Merk: Velges flere elever og det hukes av for flyttemelding må disse eleven flyttes til samme skole og ny adresse MÅ være identisk. Flyttemelding skal derfor kun sendes til elever med identisk ny enhet og identisk ny adresse. 

Ved valg av en elev med en aktiv plassering vil valget Overføring av fravær og Vurdering bli synlig. 

• Fravær overføres  til ny enhet automatisk, og vil være dynamisk under fraværskorrigeringer på elevekortet (mellom primærenheter og fra sekundærenhet til primærenhet)
• Markeres det for Vurdering vil alle karakterer i fag, inkludert eksamenskarakterer, overføres til ny enhet. Dette forutsetter en sammenhengende plassering. Merk: Orden og oppførsel vil ikke overføres til ny enhet
• Klikk Lagre

• Les varsel (vil kunne vises dersom det overføres en
• Bekreft med Ok eller avbryt for å fullføre/avbryte overføring

• Ved feilmelding: The student already has an active enrollment (an enrollment with status different from None or Completed) Ligger eleven i grunnlagsdata/utkast basisgruppe på en skole og tildelingen må fullføres før eleven kan flyttes til annen enhet.
• Flyttemelding sendes via Svar-Ut og er å finne i brev på Forvalting skole, enhets nivå og på elevens kort under Elevmappe> Svar-Ut. Flyttemeldingen arkiveres i eksternt arkiv dersom integrasjon er aktivert. 
• For elever med flere enheter klikk lenke til Elevkort for å sjekke Enhetshistorikk/inaktiv dato under Kontakt og brukerinformasjon. Skulle disse ikke være korrekte må dato korrigeres på Elevkortet på den enheten inaktiv dato gjelder for.