Personregister elever: tildele skoleplass og bytte av skole

Personregister elever viser alle elever registrert i løsningen mellom 5 og 16 år, og gir en oversikt over alle barn kommunen har opplæringsansvar for. Forvalting kan her tildele skoleplass, flytte elever mellom skole og åpne elevkort.

Personregister elever består av følgende: 

• Grunnlagsdata: Alle barn mellom 5-16 år registrert i kommunen som ikke har aktiv skoleplass eller elever med fremtidig sluttdato som er flyttet fra en skole til forvalting
• Utkast skoletildeling: Alle barn som har fått en midlertidig skoletildeling og regnes som et arbeidssteg. Det er ikke anbefalt at elever ligger lenge i dette steget
• Elevliste/skole: Alle elever med en nåværende plassering, en kommende plassering eller elever som er tildelt en skole. Elever i dette steget vil også vises i elevadministrasjon på enhetsnivå.
• Ekstern skole: Kan eksempelvis være elever som er flyttet ut av kommunen, har avsluttes skolegang mm. Hver kommune har egne retningslinjer for hvordan Ekstern skole skal benyttes. 
• Klar for anonymisering: Elever som skal anonymiseres av kommuneforvalting. 

I hvert steg er det ulike kolonner med tilhørende personopplysninger.

I kolonnene med overskrift Enhet er følgende kolonner tilgjengelige og vil avhenge av hvilket steg som aktiveres:

• Nåværende enhet: enheter eleven har en aktiv plassering på (inkluderer barnehager). Merk at enheten kun inkluderer aktive plasseringer på dagens dato. 
• Forslått enhet: Kolonnene viser forslått enhet dersom det er registrert skolekrets under innstillinger og i elevens kontakt og brukerinformasjon
• Tildelt enhet: Viser alle enheter eleven er tildelt- både før og etter klassetildeling. Merk at kolonnene inkluderer enhet når eleven ligger i grunnlagsdata, utkast basisgrupper og enheter eleven har en fremtidig aktivdato

Ved å klikke på elevens navn åpnes elevkortet med oversikt over Famile og Kontakt- og brukerinformasjon

• I prosessteg telles alle treff på valgt fødselsår. Standard visning er barn som er 5-16 år i nåværende kalenderår
• Ved å åpne filter vil det være mulig å filtrere frem enkelte fødselsår og teller oppdateres da med treff
• teller i heading ved siden av filter viser antall treff på valgt filtrering- denne kan derfor avvike fra teller i prosesstegene.

• I hvert steg er det mulig å filtrere (ulike valg i de ulike steg)
• Merk: Antall i prosessteg (overskrift) kun påvirkes av filtreringer gjort på fødselsår

• Søk kan benyttes til følgende:
  • Søk etter hele fødselsnummeret
  • Søk etter fornavn/etternavn som inneholder bokstavkombinasjoner- må benytte minst to bokstaver
  • Søk etter hele fornavn- merk det må ikke inneholde mellomrom da dette ikke vil gi treff
  • Søk etter hele etternavnet- merk det må ikke inneholde mellomrom da dette ikke vil gi treff

• For å tildele elevene skole ( flytte elev/elever fra et steg til et annet) marker eleven/elevene
• Klikk Valg
• Velg handling (Her: midlertidig tildeling av skole)

• Velg skole fra nedtrekk
• Klikk Lagre

• Eleven flyttes til utkast skoletildeling
• Scroll helt til høyre for å slette eller endre skoletildeling (eleven flyttes tilbake til grunnlagsdata)

• Gjenta prosessen for å fullføre tildeling

Når eleven er tildelt skole vil eleven overføres til Elevliste skole. Følgende elever vises her:
Elever som er tildelt skole

• Elever med fremtidig plassering
• Elever med nåværende plassering
• Elever som har hatt en plassering (vises uten enhet)

• For å flytte elever mellom skoler marker elevene som skal flyttes
• Merk følgende:
  • Elever med flere aktive skoler må flyttingen gjøres fra den enkelte enhet
  • Vurderinger vil ikke bli overført ved flytting i personregister
  • Fravær vil overføres mellom alle aktive plasseringer se denne artikkelen for mer informasjon)
  • For elever med en kommende plassering vil eleven IKKE bli inaktiv på nåværende enhet
  • Markeres flere elever vil det ikke være mulig å sende flyttemelding
• Klikk Valg
• Velg Flytt til annen skole

• Velg skole i nedtrekk Dersom skole ikke velges flyttes eleven tilbake til Grunnlagsdata
  Merk: Pop-up er dynamisk og vil varierer etter elevens plasseringer og antall elever som er valgt. 

Dersom det er mulig å sette sluttdato vil pop-up endre visning:

• Fyll ut nødvendig informasjon, inaktivdato er dagen før sluttdato
• Det anbefales å legge inn kommentar til ny skole om dato for overføring til ny enhet
• Ta bort avhuking for send flyttemelding dersom brev ikke skal sendes, dersom flere elever er valgt må ny adresse til alle valte elever være identisk ny adresse dersom flyttemeldig skal sendes
• Klikk Lagre

• Fyll inn elevens nye adresse, merk det kan kun fylles ut en adresse og alle valgte elever må ha identisk adresse. Dersom de ikke har det avbryt og velg kun en elev for flytting
• Klikk Lagre

• Ved feilmelding: The student already has an active enrollment (an enrollment with status different from None or Completed) Ligger eleven i grunnlagsdata/utkast basisgruppe på en skole og tildelingen må fullføres før eleven kan flyttes til annen enhet.
• Flyttemelding sendes via Svar-Ut og er å finne i brev på Forvalting skole, enhets nivå og på elevens kort under Elevmappe> Svar-Ut. Flyttemeldingen arkiveres i eksternt arkiv dersom integrasjon er aktivert. Kontroller at dokumentet er sendt og at arkivkode er mottatt dersom inte
• For elever med flere enheter klikk lenke til Elevkort for å sjekke Enhetshistorikk/inaktiv dato under Kontakt og brukerinformasjon. Skulle disse ikke være korrekte må dato korrigeres på Elevkortet på den enheten inaktiv dato gjelder for.