Personregister elever: tildele skoleplass og bytte av skole

Personregister elever viser alle elever mellom 5 og 16 år som er registrert i løsningen, og gir en oversikt over alle barn kommunen har et opplæringsansvar for. Forvaltning kan her tildele skoleplass, flytte elever mellom skolene og åpne elevkort.

Personregister elever består av følgende: 

• Grunnlagsdata: Alle barn mellom 5-16 år registrert som bosatt i kommunen som ennå ikke har fått en aktiv skoleplass, eller elever med fremtidig sluttdato som er flyttet fra en skole til forvaltning.
• Utkast skoletildeling: Alle barn som har fått en midlertidig skoletildeling. Utkast skoletildeling regnes som et arbeidssteg, og det er ikke anbefalt at elever ligger lenge i dette steget.
• Elevliste/skole: Alle elever med en nåværende plassering, en kommende plassering eller elever som er tildelt en skole. Elever i dette steget vil også vises i elevadministrasjon på enhetsnivå.
• Ekstern skole: Kan eksempelvis være elever som er flyttet ut av kommunen, har avsluttet skolegangen eller lignende. Hver kommune har egne retningslinjer for hvordan Ekstern skole skal brukes. 
• Klar for anonymisering: Elever som skal anonymiseres av kommuneforvaltning.

I hvert steg er det ulike kolonner med personopplysninger.

Avhengig av hvilket steg som aktiveres vil ulike kolonner være tilgjengelige under hovedoverskriften Enhet:

• Nåværende enhet: Enheter eleven har en aktiv plassering på (inkluderer barnehager). Merk at enheten kun inkluderer aktive plasseringer på dagens dato.
• Foreslått skole: Kolonnen viser foreslått skole basert på hvilken skolekrets som er tilknyttet barnets adresse i Folkeregistrert.  
• Tildelt enhet: Viser alle enheter eleven er tildelt - både før og etter klassetildeling. Merk at kolonnene inkluderer enhet når eleven ligger i grunnlagsdata, utkast basisgrupper og enheter eleven har en fremtidig aktivdato på.

Ved å klikke på elevens navn åpnes elevkortet med oversikt over Familie og Kontakt- og brukerinformasjon

• I prosesstegene telles alle treff på valgt fødselsår. Standard visning er barn som er 5-16 år i nåværende kalenderår

• Ved å åpne filter vil det være mulig å filtrere frem enkelte fødselsår. Telleren vil oppdateres etter antall treff.
• Teller i det blå feltet ved siden av filter viser antall treff på valgt filtrering. Denne kan derfor avvike fra teller i prosesstegene.

• Det er mulig å filtrere i hvert steg. Hvilke filtre som er tilgjengelige vil variere i de ulike stegene. 
• Merk: Antall i prosessteg (overskrift) påvirkes kun av filtreringer gjort på fødselsår

• Søk kan brukes til å søke etter:
  • hele fødselsnummeret
  • fornavn eller etternavn som inneholder bokstavkombinasjoner. Det må skrives inn minst to bokstaver
  • hele fornavn.  Merk: Søket må ikke inneholde mellomrom da dette ikke vil gi treff
  • hele etternavnet. Merk: Søket må ikke inneholde mellomrom da dette ikke vil gi treff 

• For å tildele elevene skole (flytte en eller flere elever fra et steg til et annet), markér eleven eller elevene
• Klikk Valg
• Velg handling (I dette eksempelet: Midlertidig tildeling av skole)

• Velg skole fra nedtrekk
• Klikk Lagre

• Eleven flyttes til Utkast skoletildeling
• Dersom det ble feil, og du vil slette eller endre skoletildeling, scroller du helt til høyre i skjermbildet. Ved å klikke på blyanten kan du endre skoletildelingen, eller du kan slette den helt ved å trykke på søppelbøtta. Eleven flyttes da tilbake til grunnlagsdata.

• For å fullføre skoletildelingen, gjenta prosessen:
• Markér eleven eller elevene
• Klikk Valg

• Velg handling: Overfør til skole

Når eleven er tildelt skole vil eleven overføres til Elevliste/skole. Her finner du elever:

• som er tildelt skole
• med fremtidig plassering
• med nåværende plassering
• som har hatt en plassering (vises uten enhet)

• For å flytte elever mellom skoler, markér elevene som skal flyttes
• Merk følgende:
  • For elever med flere aktive skoler må flyttingen gjøres fra den enkelte enhet
  • Vurderinger vil ikke bli overført ved flytting i personregister
  • Fravær vil overføres mellom alle aktive plasseringer (se denne artikkelen for mer informasjon)
  • For elever med en kommende plassering vil eleven IKKE bli inaktiv på nåværende enhet
  • Markeres flere elever vil det ikke være mulig å sende flyttemelding
• Klikk Valg
• Velg Flytt til annen skole

• Velg skole i nedtrekk. Dersom skole ikke velges flyttes eleven tilbake til Grunnlagsdata.
  Merk: Dialogboksen som kommer opp er dynamisk og vil variere etter elevens plasseringer og antall elever som er valgt 

Dersom det er mulig å sette sluttdato vil dialogboksen endre visning:

• Fyll ut nødvendig informasjon, inaktivdato er dagen etter elevens sluttdato.
• Det anbefales å legge inn kommentar til den nye skole om dato for overføring til ny enhet
• Ta bort avhuking for Send flyttemelding dersom brev ikke skal sendes. Dersom flere elever er valgt må ny adresse til alle valgte elever være identisk med ny adresse dersom flyttemeldig skal sendes
• Klikk Lagre

• Fyll inn elevens nye adresse. Merk: Det kan kun fylles ut én adresse, og alle valgte elever må ha identisk adresse. Dersom de ikke har det, avbryt prosessen og velg kun én elev for flytting
• Klikk Lagre

• Ved feilmelding The student already has an active enrollment (an enrollment with status different from None or Completed): Dette betyr at eleven ligger eleven i grunnlagsdata eller utkast basisgruppe på en skole og tildelingen må fullføres før eleven kan flyttes til annen enhet.
• Flyttemelding sendes via SvarUt og er å finne i brev på Forvaltning skole, enhetsnivå og på elevens kort under Elevmappe > SvarUt. Flyttemeldingen arkiveres i eksternt arkiv dersom integrasjon er aktivert. Kontrollér at dokumentet er sendt og at arkivkode er mottatt.
• For elever med flere enheter, klikk lenke til Elevkort for å sjekke Enhetshistorikk/inaktiv dato under Kontakt- og brukerinformasjon. Skulle datoene være feil, må de korrigeres på Elevkortet på den enheten inaktiv dato gjelder for.