Elevimport med minimumsdata

Før du starter: 

• Påse at inneværende skoleår er opprettet ved den aktuelle skolen før importen finner sted
• Påse at løsningen er integrert mot Folkeregisteret. Det er da kun nødvendig med følgende opplysninger (minimumsdata) for å kunne importere skoleelever inn i løsningen Vigilo - i beskrevet rekkefølge
• For å kunne importere elever må man være rolleinnehaver 'Kommune - forvaltningskontor skole', som kan importere elever
• Vigilo har en tilgjengelig importmal nederst i denne artikkelen

Minimumsdata ved innlasting av skoleelever og deres foresatte

En oversikt over hva som må inn av minimumsdata med en tilhørende beskrivelse medfølger: 

Skole (kun for gruppering)	Legg inn navn på skolen. Dette brukes ikke ved import annet enn å gruppere dataene.
Fødselsnummer	Elevens fødselsnummer
Fornavn	Elevens fornavn
Etternavn	Elevens etternavn
Tom 1 - 19	19 tomme felt
Skoleår	Skoleår skal legges inn slik: 2018/2019
Klasse	Legg inn navnet på klassen. Dette tilsvarer klassetilhørighet og skrives inn i formatet: 10A Merk! Navn på klasse må stemme overens med klassene som er opprettet i Vigilo

Vask mot Folkeregisteret vil automatisk fylle inn resterende nødvendige opplysninger om eleven, slik som adresse og foresatte osv.

Kontorpulten > Elevimport

Du kan importere skolelever når elevdataene er lagt inn korrekt i regnearket.

• På forvaltningsnivå klikk Kontorpulten
• Klikk Elevimport 

Her er det viktig at du velger riktig skole til de elevdataene som legges inn under Rader i skjermbildet.

• Kopier elevdata fra regnearket og lim inn.

En forhåndsvisning av elevdata vil dukke opp når dataene er limt inn. Påse at kolonnene markert med asterisk (*) er fylt ut. Du kan bevege deg horisontalt i forhåndsvisningen for å kvalitetssikre at dataene lagt inn ligger der de skal.

• Når data er verifisert, klikk Importer til høyre i skjermbildet.
• Vent til importen er ferdig før du gjør noe mer i dette vinduet.
• ved fullført import vil en grønn tekstboks dukke opp i nedre høyre hjørne av skjermbildet. Dette skjer kun dersom all data er importert inn korrekt.

Dersom det er mangler/feil i import av elevdata, vil det i forhåndsvisningen vises data som ikke ble importert med tilhørende feilmelding. Data må redigeres og ny import kan gjennomføres.

Dersom eksempelvis det kun var feil på 11 av de 20 som ble lagt inn til import, er de som ikke dukker opp i forhåndsvisningen å anse som importert.

Importerte elever blir synlige i Elevliste under enhetens Elevadministrasjon.