Det er ansatt med rollen "Skole - kommuneforvaltning" som har tilgang til å importere elever i portalen Forvaltning skole.
Før du starter:
- Sørg for at skolen er opprettet i Vigilo
- Sørg for at skoleår og basisgrupper er opprettet ved den aktuelle skolen før importen starter
- Bruk riktig importmal (se vedlegg nederst i denne artikkelen)
- Sjekk at skoleår og basisgruppe stemmer overens i regnearket
- Sjekk at løsningen er integrert mot Folkeregisteret. Det er da kun nødvendig med opplysninger beskrevet nedenfor (minimumsdata) for å kunne importere skoleelever inn i Vigilo.
Dersom det skal importeres elever til flere enheter kan det i nedtrekk for skole velges Flere enheter. Se nederst i artikkelen for beskrivelse og mal for import som skal benyttes. Merk! Denne funksjonaliteten er kun tilgjengelig i kunders test- og stagingmiljø
Minimumsdata ved innlasting av skoleelever og deres foreldre
Her er oversikten over hva som må inn av minimumsdata:
| Kolonnnenavn: | Beskrivelse: |
| Skole (kun for gruppering) | Skriv inn navn på skolen. Dette brukes for å gruppere dataene. |
| Fødselsnummer | Elevens fødselsnummer |
| Fornavn | Elevens fornavn |
| Etternavn | Elevens etternavn |
| Tom 1 - 19 | 19 tomme felt |
| Skoleår | Skoleår skal skrives inn slik: 2023/2024 |
| Klasse | Skriv inn navnet på klassen. Dette tilsvarer klassetilhørighet og skrives Merk! Navn på klasse må stemme overens med klassene som er opprettet i Vigilo |
Vask mot Folkeregisteret vil automatisk fylle inn resterende nødvendige opplysninger om eleven, slik som adresse og foresatte osv.
- Klikk på Kontorpulten og velg Elevimport
- Velg Skole
- Lim inn data
- Sjekk at informasjonen stemmer i Forhåndsvisningen
- Klikk Importer
En forhåndsvisning av elevdata vil vises når du har limt inn dataene. Sjekk at kolonnene markert med asterisk (*) er fylt ut. Du kan bevege deg horisontalt i forhåndsvisningen for å dobbeltsjekke at dataene lagt inn ligger i rett kolonne.
- Når data er kontrollert, klikk Importer til høyre i skjermbildet.
- Vent til importen er ferdig før du gjør noe mer i dette vinduet.
- Når importen er fullført, vil en grønn tekstboks dukke opp i nedre høyre hjørne av skjermbildet. Dette skjer kun dersom all data er importert inn korrekt.
Dersom det er mangler eller feil i importen av elevdata, vil du få opp en rød tekstboks med en feilmelding. De elevene det er knyttet en feil til, vil ligge igjen i feltet for forhåndsvisning. Det er da sannsynligvis feil data i regnearket. Kontroller alle opplysningene på nytt og forsøk å importere på nytt. Du trenger da kun å importere de elevene du fikk feil på.
Eksempel: Dersom det er feil på 11 av 20 elever som ble lagt inn til import, vil de 11 elevene det er feil på, fortsatt vises i forhåndsvisningen. De øvrige 9 er importert, og vil være å finne i Elevliste på enhetens Elevadministrasjon. De 11 elevene det var feil på, må korrigeres, og ny import gjennomføres.
Merk: Avhuking av "Oppdater eksisterende elevdata" er ikke nødvendig for oppdatering av personobjekt, fordi fødselsnummer vil fungere som identifikator.
("Oppdater eksisterende elevdata" er ment å oppdatere informasjon på elever som allerede er registrert i systemet, og hvor kilde i Kildedata er satt som lokal. Dette vil ikke ha noe å si på elever som ikke finnes registrert i Vigilo fra før. Personobjekt med FREG som kilde i kildedata kan ikke oppdateres via lokal import.)
Minimumsimport til flere enheter
Dersom du skal importeres elever til flere enheter kan dette gjøres ved å velge Flere enheter i nedtrekk for Velg skole.
Merk! Det benyttes en egen importmal for denne importen. Se vedlagt importmal: "Importmal flere enheter minimumsimport elever"
- Velg Flere enheter
- Ved å velge Flere enheter i nedtrekk er kolonne for organisasjonsnummer et påkrevd felt
- Lim inn data
- Sjekk at informasjonen stemmer i Forhåndsvisningen
- Klikk Importer