Elevimport med minimumsdata

Det er ansatt med rollen "Skole - kommuneforvaltning" som har tilgang til å importere elever i portalen Forvaltning skole.

Før du starter: 

• Sørg for at skolen er opprettet i Vigilo
• Sørg for at skoleår og basisgrupper er opprettet ved den aktuelle skolen før importen starter
• Bruk riktig importmal (se vedlegg nederst i denne artikkelen)
• Sjekk at skoleår og basisgruppe stemmer overens i regnearket
• Sjekk at løsningen er integrert mot Folkeregisteret. Det er da kun nødvendig med opplysninger beskrevet nedenfor (minimumsdata) for å kunne importere skoleelever inn i Vigilo. 

Dersom det skal importeres elever til flere enheter kan det i nedtrekk for skole velges Flere enheter. Se nederst i artikkelen for beskrivelse og mal for import som skal benyttes. Merk! Denne funksjonaliteten er kun tilgjengelig i kunders test- og stagingmiljø

Minimumsdata ved innlasting av skoleelever og deres foresatte

Her er oversikten over hva som må inn av minimumsdata: 

Kolonnnenavn:	Beskrivelse:
Skole (kun for gruppering)	Skriv inn navn på skolen. Dette brukes for å gruppere dataene.
Fødselsnummer	Elevens fødselsnummer
Fornavn	Elevens fornavn
Etternavn	Elevens etternavn
Tom 1 - 19	19 tomme felt
Skoleår	Skoleår skal legges inn slik: 2023/2024
Klasse	Skriv inn navnet på klassen. Dette tilsvarer klassetilhørighet og skrives inn i formatet: 10A Merk!   Navn på klasse må stemme overens med klassene som er opprettet i Vigilo

Vask mot Folkeregisteret vil automatisk fylle inn resterende nødvendige opplysninger om eleven, slik som adresse og foresatte osv.

• Klikk på Kontorpulten og velg Elevimport

• Velg Skole

• Lim inn data
• Sjekk at informasjonen stemmer i Forhåndsvisningen
• Klikk Importer

En forhåndsvisning av elevdata vil dukke opp når dataene er limt inn. Sjekk at kolonnene markert med asterisk (*) er fylt ut. Du kan bevege deg horisontalt i forhåndsvisningen for å kvalitetssikre at dataene lagt inn ligger i rett kolonne.

• Når data er verifisert, klikk Importer til høyre i skjermbildet.
• Vent til importen er ferdig før du gjør noe mer i dette vinduet.
• Når importen er fullført, vil en grønn tekstboks dukke opp i nedre høyre hjørne av skjermbildet. Dette skjer kun dersom all data er importert inn korrekt.

Dersom det er mangler eller feil i import av elevdata, vil en rød tekstboks vises. De elevene det er knyttet en feil til, vil ligge igjen i feltet for forhåndsvisning. Det er da sannsynligvis feil data i regnearket. Data må redigeres og ny import kan gjennomføres.

Eksempel: Dersom det er feil på 11 av 20 elever som ble lagt inn til import, vil de 11 elevene det er feil på, fortsatt vises i forhåndsvisningen. De øvrige 9 er importert, og vil være å finne i Elevliste under enhetens Elevadministrasjon. De 11 elevene det var feil på, må korrigeres, og ny import gjennomføres. 

Merk: Avhuking av "Oppdater eksisterende elevdata" er ikke nødvendig for oppdatering av personobjekt, da bruk av fødselsnummer som identifikator uansett oppdaterer personobjekt. ("Oppdater eksisterende elevdata" er ment å oppdatere informasjon på elever som allerede er registrert i systemet, og hvor kilde i kildedata er satt som lokal. Dette vil ikke ha noe å si på elever som ikke finnes registrert i Vigilo fra før. Personobjekt med FREG som kilde i kildedata kan ikke oppdateres via lokal import.)

Minimumsimport til flere enheter

Dersom det skal importeres elever til flere enheter kan dette gjøres ved å velge Flere enheter i nedtrekk for Velg skole. Merk! Det benyttes separat importmal for denne importen. Se vedlagt importmal: "Importmal flere enheter minimumsimport elever"

• Velg Flere enheter

• Ved å velge Flere enheter i nedtrekk er kolonne for organisasjonsnummer et påkrevd felt
• Lim inn data
• Sjekk at informasjonen stemmer i Forhåndsvisningen
• Klikk Importer