Elevimport med minimumsdata

Før du starter: 

• Påse at inneværende skoleår er opprettet ved den aktuelle skolen før importen finner sted
• Påse at løsningen er integrert mot Folkeregisteret. Der er da kun nødvendig med følgende opplysninger (minimumsdata) for å kunne importere skoleelever inn i løsningen Vigilo - i beskrevet rekkefølge
• For å kunne importere elever må man være rolleinnehaver 'Kommune - forvaltningskontor skole', som kan importere elever
• Vigilo har en tilgjengelig importmal nederst i denne artikkelen

Minimumsdata ved innlasting av skoleelever og deres foresatte

En oversikt over hva som må inn av minimumsdata med en tilhørende beskrivelse medfølger: 

Skole (kun for gruppering)	Legg inn navn på skolen. Dette brukes ikke ved import annet enn å gruppere dataene.
Fødselsnummer	Elevens fødselsnummer
Fornavn	Elevens fornavn
Etternavn	Elevens etternavn
Tom 1 - 19	19 tomme felt
Skoleår	Skoleår skal legges inn slik: 2018/2019
Klasse	Legg inn navnet på klassen. Dette tilsvarer klassetilhørighet og skrives inn i formatet: 10A Merk! Navn på klasse må stemme overens med klassene som er opprettet i Vigilo

Vask mot Folkeregisteret vil automatisk fylle inn resterende nødvendige opplysninger om eleven, slik som adresse og foresatte osv.

Kontorpulten > Elevimport

Du kan importere skoleelver når elevdataene er lagt inn korrekt i regnearket.

• På forvaltningsnivå klikk Kontorpulten
• Klikk Elevimport 

Her er det viktig at du velger riktig skole til de elevdataene som legges inn under Rader i skjermbildet.

• Kopier elevdataene fra regnearket og lim inn.

En forhåndsvisning av elevdataene vil dukke opp når dataene er limt inn. Påse at kolonnene markert med asterisk (*) er fylt ut. Du kan bevege deg horisontalt i forhåndsvisningen for å kvalitetssikre at dataene lagt inn ligger der de skal.

• Når alt ser greit ut, klikk Importer til høyre i skjermbildet. Vent til importen er ferdig før du gjør noe mer i dette vinduet.
• Omsider vil en grønn tekstboks dukke opp i høyre hjørne av skjermbildet når importen er ferdig. Dette skjer kun dersom all data lagt inn er korrekt.

Dersom det er mangler/feil i elevdataene, vil det i forhåndsvisningen ligge igjen de dataene som ikke ble importert etter forsøkt import. Disse må ettergås og rettes opp i for å kunne importere de det gjelder. Følg samtlige steg i denne artikkelen. Dersom eksempelvis det kun var feil på 11 av de 20 som ble lagt inn til import, er de som ikke dukker opp i forhåndsvisningen å anse som importert.

Importerte elever ligger nå i skolens Elevliste under enhetens Elevadministrasjon. Du finner den under Saksbehandling via den vertikale menylinjen til venstre i løsningen.